Päivitetty: 21.9.2022

Tämä on Heinolan kaupungin tiedonhallintalain (Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), 28 §) mukainen asiakirjajulkisuuskuvaus. Sisältö perustuu Heinolan kaupungin tiedonhallintamalliin. Mallia päivitetään jatkuvasti tiedonhallinnan muutosten yhteydessä, ja samalla päivitetään tarvittaessa myös tätä asiakirjajulkisuuskuvausta.

Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle. Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan.

Julkisuuslain mukaan kansalaisen tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999), 13 §).

Asiakirjakuvauksen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietovarantoja viranomaisella on, palvelee hallinnon avoimuutta.

Heinolan kaupungin asiarekisteriin kuuluvia tietoja sisältyy kaupungin tiedonhallintajärjestelmään, operatiivisiin tietojärjestelmiin sekä paperiaineistoon. Asiarekisteri on rekisteri vireillepannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. 

Tietovarannolla tarkoitetaan kaupungille kuuluvien tehtävien hoidossa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti ja Heinolassa tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista, eli arkistoista.